Prouver quelle version d’une procédure était en vigueur

La question qu’on vous posera

Un opérateur se blesse sur une presse un mardi matin. Un inspecteur se présente à la réception sans avoir prévenu. Un client refuse un lot et demande sur quelle base il a été contrôlé. Ces trois situations n’ont rien en commun, sauf la question qui arrive dans les heures qui suivent : quelle version de la procédure s’appliquait ce jour-là, et qui l’avait approuvée.

Cette question ne porte pas sur le contenu de la procédure. Personne ne vous demande encore si les consignes étaient bonnes. On vous demande d’abord une date et un statut : ce texte-là, dans cet état-là, était-il celui en vigueur au moment des faits ? En santé et sécurité du travail, la LSST demande à l’employeur de documenter certaines mesures. Le jour de l’accident, c’est cette documentation qu’on vient chercher, et sa date compte autant que son texte.

C’est le point que beaucoup d’organisations découvrent trop tard. Une procédure bien rédigée, revue par les bonnes personnes, ne pèse rien dans cette conversation si personne ne peut montrer qu’elle était en vigueur ce jour-là. En pratique, c’est à vous de pouvoir le faire.

Pourquoi les réponses habituelles ne tiennent pas

La première réponse est le fichier Word sur le lecteur partagé. On l’ouvre, on regarde la date de modification, et on la présente comme date de mise en vigueur. Le problème est que cette date bouge. Un enregistrement par réflexe ou une correction de mise en page suffit à la changer. Et rien dans le fichier ne dit quelle version était réellement affichée au poste ce jour-là.

La deuxième réponse est le cartable à l’atelier. Il a un mérite réel : ce qui s’y trouve est ce que les employés ont sous les yeux. Mais personne ne sait quand la feuille a été remplacée. Le remplacement se fait à la main, sans trace. Et si le cartable existe en trois exemplaires, il faut encore établir que les trois ont été mis à jour le même jour. En pratique, l’un d’eux garde souvent une version d’avant.

La troisième réponse est le courriel d’envoi. On retrouve le message du responsable qui a diffusé la nouvelle procédure, avec le fichier en pièce jointe et une date. C’est souvent la trace la plus solide qu’on ait. Mais un courriel prouve qu’un fichier est parti. Il ne prouve pas qu’il a remplacé le précédent, ni que les destinataires l’ont affiché, ni qu’il était encore le bon six mois plus tard.

Ces trois traces ont un point commun. Elles établissent qu’un document existe, et parfois qu’il a circulé. Elles n’établissent pas laquelle de ses versions faisait autorité à une date donnée.

Ce qu’il faut pouvoir montrer

Pour répondre à la question, il faut réunir quatre choses.

Le document lui-même, dans son état exact. Pas une version proche, pas la version actuelle avec la mention « peu de changements depuis ». Le texte tel qu’il était, page par page, avec ses annexes.

La date à laquelle cette version est entrée en vigueur. Une date de mise en circulation, distincte de la date de rédaction et de celle du fichier. C’est cette date qu’on compare à celle de l’incident.

Le nom de la personne qui l’a approuvée. Une procédure qui s’applique à un atelier engage quelqu’un. On vous demandera qui a décidé que ce texte remplaçait le précédent, et à quel titre.

Enfin, un moyen pour un tiers de vérifier ces trois points sans avoir à vous croire sur parole. C’est l’élément le plus important, et celui qui manque le plus souvent. Un registre interne, tenu par vous, dans un classeur ou un tableur, reste votre parole contre celle de l’autre. L’assureur demande sur quoi reposait la pratique au moment du sinistre. Le client qui conteste demande la même chose. Ni l’un ni l’autre n’a de raison de vous accorder cette confiance.

Ce qu’est une empreinte numérique

Une empreinte numérique est le résultat d’un calcul appliqué à un fichier. Ce calcul produit une suite de caractères, toujours de la même longueur, qui ressemble à un code.

Trois propriétés la rendent utile. Le même fichier donne toujours la même suite. Un fichier modifié, même d’une virgule, en donne une totalement différente : il n’y a pas de « presque pareil ». Et on ne peut pas retrouver le document à partir de son empreinte. Elle n’en dit rien, elle permet seulement de le reconnaître.

Comparer deux empreintes suffit donc à savoir si deux fichiers sont identiques, sans avoir accès à l’original. Si l’empreinte d’une version a été enregistrée avec une date au moment de sa mise en vigueur, n’importe qui peut plus tard calculer celle d’un PDF et la comparer. Si elles sont identiques, c’est bien ce document-là, à l’octet près.

C’est ce qui permet à un inspecteur, un assureur ou un client de vérifier lui-même qu’un PDF en sa possession correspond à une publication enregistrée. Il lui faut le fichier et l’empreinte de référence, pas votre parole.

À quoi ça ressemble en pratique

Un document publié de cette façon porte, en tête de première page, sa date de publication et son numéro de version, accompagnés d’un code QR. Ce code mène à une page de vérification, qui affiche le nom de l’organisation qui a publié le document, la date, la version et l’empreinte enregistrée. Quelqu’un qui a le document sous les yeux, affiché au poste, n’a qu’à scanner ce code : il voit la publication enregistrée sans rien télécharger ni saisir.

N’importe qui peut y déposer le PDF qu’il a en main. Le calcul de l’empreinte se fait dans son navigateur, le fichier n’est pas transmis, et il obtient une réponse immédiate : le fichier correspond à une publication enregistrée, ou il n’y correspond pas.

La même vérification vaut pour les annexes consignées à la publication. Une notice publiée avec le certificat du fabricant en annexe en conserve le relevé : le nom du certificat est inscrit dans le PDF de preuve, et son empreinte est consignée avec la version. Six mois plus tard, quelqu’un reçoit ce certificat seul, par courriel, sans la notice, et n’a aucun moyen de savoir à quel document il se rattache. Déposé sur la page de vérification, le fichier est reconnu comme une annexe de telle notice, telle version, publiée à telle date. Cela établit que c’est bien le fichier qui avait été joint.

Un cas concret : le portail public d’une entreprise de démonstration est consultable librement. La page de vérification est ouverte à tous, sans compte.

Si vous n’utilisez pas d’outil

On peut faire beaucoup avec les moyens du bord, et il vaut la peine de commencer dès maintenant, quel que soit l’outil choisi plus tard.

Numérotez les versions dans le nom du fichier, et n’écrasez plus l’ancienne. Un fichier « Procedure-presse-v3.pdf » rangé à côté de « Procedure-presse-v2.pdf » dit déjà quelque chose qu’un fichier « Procedure-presse.docx » ne dira plus. Enregistrez la version diffusée en PDF, pour figer sa mise en page, et gardez le fichier de travail à part.

Tenez un registre daté des mises en circulation. Une feuille suffit : numéro de version, date d’entrée en vigueur, nom de l’approbateur, et l’endroit où la version a été affichée. Remplissez-la le jour même, pas à la fin du mois. C’est ce registre qu’on vous demandera de sortir en premier. Ce que l’auditeur attend de ce registre, et les trois autres pièces qui l’accompagnent, sont décrits dans la page Maîtrise des documents.

Retirez physiquement les copies périmées le jour du remplacement. Faites le tour des postes, des cartables et des babillards, et notez dans le registre que c’est fait. Une version périmée qui reste affichée à un poste contredit tout le reste de votre registre.

Conservez un exemplaire de chaque version retirée, marqué comme tel, dans un dossier fermé. Vous aurez besoin de montrer ce qui s’appliquait avant, autant que ce qui s’applique maintenant.

Ces pratiques valent beaucoup mieux que rien. Elles répondent à trois des quatre points décrits plus haut. Leur limite tient au quatrième : elles reposent sur votre propre tenue de registre. Un tiers doit vous croire sur la date inscrite et sur le fichier conservé. Cette confiance vous sera souvent accordée. Elle ne peut pas être vérifiée par un tiers.

Ce qu’il faut retenir

La question posée après un incident porte sur la preuve, pas sur la qualité du texte. Une procédure dont on peut établir la version, la date et l’approbation se défend. Une meilleure procédure dont on ne peut établir aucun des trois ne se défend pas.

NOTIMA sert à publier chaque version avec sa date, son numéro et son empreinte, pour qu’un tiers puisse la vérifier seul. La question ne se pose pas dans les mêmes termes partout : un inspecteur en atelier, un auditeur agroalimentaire et un bailleur de fonds ne demandent pas la même preuve. Voir Manufacturiers, Agroalimentaire, OBNL et Institutions.