Structure d’une procédure de cadenassage

Deux documents, pas un

Beaucoup d’organisations le découvrent tard : une procédure de cadenassage, ce sont deux documents. Le premier est la procédure générale de l’établissement. Elle décrit la méthode et les rôles : comment on procède chez vous, qui fait quoi, avec quel matériel. Elle se rédige une fois, et elle change peu.

Le second est la fiche par machine. Elle décrit les points de coupure de cet équipement précis et l’endroit où ils se trouvent. Il y en a une par machine, et chacune se révise à chaque modification de l’équipement.

Confondre les deux produit l’un de deux défauts. Soit une procédure générale qui tente de décrire chaque machine et devient illisible. Soit des fiches qui répètent la méthode à chaque page et ne disent rien de la machine. Dans les deux cas, l’intervenant ne trouve pas ce qu’il cherche au moment où il en a besoin.

Ce que contient la procédure générale

On y trouve généralement sept sections, et chacune sert à établir une chose.

Le champ d’application établit à quels équipements, à quels lieux et à quelles personnes la procédure s’applique, et ce qu’elle ne couvre pas.

Les rôles établissent qui a le droit de poser un cadenas, qui peut le retirer, et qui décide dans les situations que la règle ordinaire ne prévoit pas.

Le matériel établit ce qui est fourni, cadenas, étiquettes, dispositifs, par qui, et où on le trouve.

La méthode générale établit les étapes communes à toutes les interventions, celles que chaque fiche par machine reprend sans avoir à les répéter.

Les cas particuliers établissent ce qui se passe quand la méthode ordinaire ne s’applique pas : un cadenas resté en place, un intervenant absent, une intervention qui s’étend sur plusieurs quarts.

La formation établit qui est formé, à quoi, et où en est conservée la trace.

La révision établit qui relit la procédure, à quelle échéance, et ce qui déclenche une relecture avant l’échéance.

Ce que contient une fiche par machine

La fiche suit la même logique, ramenée à un seul équipement. On y trouve l’identification de la machine, avec son emplacement et son numéro. L’inventaire des sources d’énergie qu’elle reçoit. Les points de coupure, avec leur emplacement exact. Une section qui établit l’ordre des opérations. Une section consacrée à la vérification, qui établit ce qu’on contrôle avant d’intervenir. La remise en service, qui établit comment et par qui l’équipement est remis en marche. Et la trace de qui a validé la fiche, et quand.

Ce qui distingue la fiche de la procédure générale, c’est l’endroit où elle est lue. La procédure générale se lit assis, au bureau, avant. La fiche se lit debout, devant la machine, souvent dans le bruit, parfois avec des gants. Sa forme compte autant que son contenu. Une fiche exacte mais dense, en petits caractères, sur trois pages, a peu de chances d’être lue. Une fiche d’une page, avec de grands repères, en a beaucoup plus.

La photo change tout

Une fiche sans photo oblige l’intervenant à chercher. Il lit « sectionneur principal, côté gauche », et il cherche. S’il y a deux armoires côté gauche, il choisit. Une fiche avec une photo annotée le lui montre : le bon boîtier, entouré, avec le numéro du point de coupure. Il reste peu de choses à interpréter.

C’est la différence la plus visible entre une fiche qu’on suit et une fiche qu’on contourne. Et c’est aussi ce qui rend les fiches coûteuses à maintenir. Une machine déplacée, une armoire remplacée, un capot repeint, et la photo devient fausse. Pas la procédure, la photo. L’intervenant qui ne reconnaît plus ce qu’il voit cesse de faire confiance à la fiche. Une photo périmée est donc pire qu’une absence de photo : elle donne une certitude qui n’a plus de fondement.

Qui écrit ces documents

Ni le responsable de la santé et de la sécurité seul, ni le fabricant seul. Chacun détient une partie de ce qu’il faut savoir, et aucun ne détient le tout.

Le fabricant connaît la machine telle qu’elle a été conçue : ses énergies, ses points de coupure prévus, ses protections. L’opérateur connaît la machine telle qu’elle est réellement utilisée : le mode qu’on emploie vraiment, le raccourci que tout le monde prend, la source d’énergie ajoutée après l’installation. Le responsable de la santé et de la sécurité connaît la méthode, et sait ce qu’un intervenant s’attend à lire.

Une fiche écrite au bureau, sans passer devant la machine avec celui qui la fait tourner, sera fausse sur un détail. Et ce détail est celui qui compte, parce que c’est celui que personne n’a vérifié. Le processus qui tient est simple à décrire : on va devant la machine, à deux ou trois, on inventorie ensemble, on rédige, et on refait le tour avec la fiche en main avant de la signer.

Le problème de la mise à jour

Parmi les documents d’un atelier, la fiche de cadenassage est de ceux qui se périment le plus vite. Chaque modification de l’équipement la rend partiellement fausse : un moteur remplacé, une alimentation ajoutée, un sectionneur déplacé. Et elle est affichée au poste, donc la version périmée reste sous les yeux de l’opérateur tant que personne ne l’a retirée.

C’est le même problème que pour toute procédure affichée, en plus aigu. Savoir quelle version d’une fiche était affichée le jour d’une intervention, et pouvoir le montrer, est traité dans la page Prouver quelle version d’une procédure était en vigueur. La tenue de l’ensemble, qui a approuvé, depuis quand, comment les anciennes fiches ont été retirées, est traitée dans la page Maîtrise des documents. Ce que cela donne concrètement dans un atelier, avec les autres documents qui y circulent, est décrit dans la page NOTIMA pour les manufacturiers.

Par où commencer si rien n’existe

Recensez les équipements avant d’écrire quoi que ce soit. Une liste : machine, emplacement, fréquence des interventions. Sans cette liste, on écrit des fiches pour les machines qu’on a en tête, et on oublie celles qu’on ne voit plus.

Commencez par les machines où l’intervention est la plus fréquente : c’est là que la méthode s’installe et que la lecture d’une fiche entre dans les habitudes. Une méthode qui s’installe sur les machines qu’on touche chaque semaine s’étendra aux autres. Une méthode qu’on inaugure sur une machine où l’on intervient rarement n’a pas l’occasion de s’installer.

Faites valider chaque fiche par quelqu’un qui n’a pas participé à sa rédaction. Celui qui a écrit la fiche sait ce qu’il a voulu dire. Celui qui la découvre lit ce qui est écrit. C’est le second qui ressemble à l’intervenant de demain.

Datez et numérotez dès la première fiche. Version 1, date, nom de celui qui a validé. Vous n’aurez pas à le faire rétroactivement, et la question de la mise à jour se posera dans de bonnes conditions.

Ces conseils portent sur la démarche documentaire : quoi recenser, dans quel ordre, qui relit, comment dater. Le contenu technique de chaque fiche, les énergies, les points de coupure, la vérification, relève de votre responsable de la santé et de la sécurité ou d’un conseiller externe. Cette page ne le remplace pas.

Ce conseiller peut relire votre procédure dans NOTIMA, par lien sécurisé réservé à son espace ou ouvert sans compte, et proposer ses corrections. La page Consultants décrit ce qu’il y fait.

Ce qu’il faut retenir

Deux documents, pas un. La procédure générale dit la méthode et se rédige une fois. La fiche par machine dit où couper sur cet équipement, se révise à chaque modification, et vit au poste, debout, dans le bruit. C’est elle qui se périme, et c’est elle qui est lue au moment où ça compte.

NOTIMA sert à tenir chaque fiche avec sa version, sa date et sa preuve de publication, pour que celle qui est affichée soit celle qui est en vigueur. Ce que l’auditeur attend de cette tenue est décrit dans la page Maîtrise des documents.

La même question de structure se pose pour la notice de la machine elle-même, avec une contrainte de plus quand le document part avec le produit, dans la page Structure d’une notice d’utilisation d’équipement.