NOTIMA pour les OBNL et fondations

Les documents concernés

Cinq familles de documents reviennent dans la plupart des organismes. Elles n’ont ni le même auteur ni le même rythme de révision, et elles finissent toutes dans un dossier remis à quelqu’un d’extérieur.

Les politiques de gouvernance fixent qui décide quoi, et à quelles conditions. Le conseil d’administration les adopte, et elles figurent souvent dans les dossiers de subvention.

Le code d’éthique engage les administrateurs, le personnel et les bénévoles. Le conseil l’adopte, et on le remet à la signature de chaque personne qui arrive.

La politique de protection des renseignements personnels dit ce que l’organisme fait des données qu’il détient sur ses bénéficiaires, ses membres et ses donateurs. La direction la prépare, le conseil l’adopte, et elle est publiée.

Les procédures d’intervention auprès des bénéficiaires décrivent la conduite à tenir dans les situations qui reviennent. L’équipe de terrain les suit, et un bailleur qui finance un service précis les demande souvent.

La politique de gestion des plaintes dit à qui s’adresser et avec quelle suite. Elle est remise aux bénéficiaires, et elle ressort le jour où une plainte est déposée.

Ce qu’un bailleur demande

Les dossiers de subvention comportent souvent une liste de pièces à joindre. La politique demandée y figure, et le formulaire demande généralement aussi sa date d’adoption et la trace de la décision du conseil. Une politique sans date vaut peu dans un dossier : rien ne dit si elle existait avant la demande.

La question revient plus tard, à la reddition de comptes. La politique remise il y a deux ans est-elle encore celle qui s’applique, ou a-t-elle été révisée entre-temps ? On vous demandera généralement de le confirmer, et de pouvoir le montrer. Ce qu’on regarde dans cette tenue est décrit dans la page Maîtrise des documents.

Les textes qui encadrent vos politiques, la Loi 25 ou la loi qui régit votre organisme, se déclarent dans NOTIMA à partir du plan Essentiel. Leurs articles sont identifiés, et chaque section de la politique demandée peut être rattachée à l’article auquel elle répond. Un dossier de subvention montre alors à quoi la politique répond, pas seulement qu’elle existe.

Le problème du roulement

Le personnel change, les bénévoles se succèdent, une partie du conseil se renouvelle chaque année. La personne qui a rédigé la politique de gestion des plaintes est partie. Celle qui l’applique aujourd’hui a reçu un fichier par courriel, et ne sait pas si c’est la dernière version adoptée.

Le fichier circule alors en plusieurs exemplaires. Un sur le disque partagé, un dans la boîte de courriels de la direction, un en pièce jointe du dernier dossier de subvention. Ils ne sont pas tous identiques, et rien à leur surface ne dit lequel fait foi.

Ce qui se passe pendant une révision

Une politique qui part en révision reste consultable. La version publiée continue d’être servie, avec son numéro et sa date, tant que la suivante n’a pas été approuvée et publiée à son tour.

La version en préparation ne sort pas de l’organisme. Tant qu’elle est en cours de rédaction ou en attente d’approbation, elle reste à l’intérieur. Le remplacement se fait en une fois, au moment de la publication.

L’assureur qui couvre un service, ou le conseiller qui accompagne l’organisme, a souvent un avis sur la politique qui l’encadre. À partir du plan Essentiel, invitez-le par lien sécurisé, réservé à son espace NOTIMA ou ouvert sans compte. Il lit, propose un texte corrigé s’il le souhaite et donne son avis. Vous acceptez ou rejetez chaque modification ; rien n’entre dans la politique sans vous.

Personne ne se retrouve donc devant un vide pendant une révision, et personne ne travaille sur un texte que le conseil n’a pas approuvé.

La preuve, pour un dossier de subvention

Chaque publication produit un PDF daté, qui porte son numéro de version ; son empreinte est enregistrée dans NOTIMA. C’est ce PDF qu’on joint au dossier.

En tête de première page, un code QR mène à une page de vérification publique. Votre bailleur peut le scanner depuis la pièce qu’il a reçue et voir la publication enregistrée : l’organisme qui a publié, la date, le numéro de version. Il n’a pas besoin de compte, et il n’a pas à vous croire sur parole.

La même page de vérification accepte un PDF déposé par n’importe qui. Le calcul de l’empreinte se fait dans le navigateur, le fichier n’est pas transmis, et la réponse dit si ce fichier correspond à une publication enregistrée. Ce qu’on peut établir ainsi est détaillé dans la page Prouver quelle version d’une procédure était en vigueur.

Et quand la question porte sur le contenu, on la pose à l’assistant : « quelle est notre politique de conservation des renseignements personnels ? ». Il répond à partir de vos documents et montre les extraits, avec le titre de chacun. L’assistant est inclus à partir du plan Essentiel.

La Loi 25

Le registre des traitements, les incidents de confidentialité et les actions correctives qui en découlent vivent au même endroit que vos politiques. Il n’y a pas de fichier séparé à tenir à jour en parallèle, ni de recoupement à faire à la main entre deux outils. Ce que NOTIMA tient sur ce terrain est présenté sur la page Loi 25 avec NOTIMA.

Pour commencer

Les inscriptions ne sont pas encore ouvertes. Les plans sont présentés sur la page des tarifs, et le formulaire d’évaluation des besoins tient en quatre questions.

Une politique qui existe déjà en Word sert de point de départ : son contenu arrive dans l’éditeur, où vous le reprenez avant de le soumettre.