Les documents concernés
Cinq familles de documents reviennent dans presque tous les ateliers. Elles n’ont ni le même auteur ni le même rythme de révision. Elles finissent toutes au même endroit, sous les yeux de quelqu’un qui travaille.
Les notices d’équipement arrivent du fabricant, parfois en anglais, et servent au réglage comme au dépannage. Le mécanicien les ouvre devant la machine, pas à son bureau.
Les instructions de travail disent comment produire la pièce sur ce poste précis. L’opérateur les parcourt en début de quart. Le remplaçant, lui, les découvre.
Les procédures SST encadrent le travail dangereux. On les lit à l’accueil d’un nouvel employé, et on les relit après un incident.
Les fiches de cadenassage indiquent où couper l’énergie sur un équipement donné. Elles se consultent debout, dans le bruit, quelques minutes avant l’intervention. Leur structure est décrite dans la page Structurer une procédure de cadenassage.
Les consignes de contrôle qualité disent ce qu’on mesure, à quelle fréquence et avec quel instrument. Le contrôleur les suit sur la ligne. Le client les réclame quand un lot est contesté.
Le problème du poste
La révision se fait au bureau. Le fichier corrigé est enregistré sur le serveur, relu, approuvé. Pendant ce temps, la feuille affichée près de la machine est celle d’avant. Personne ne l’a remplacée, parce que personne n’a été prévenu qu’une nouvelle version existait. L’écart dure des semaines, et il ne se voit pas depuis le bureau.
Cet écart devient un problème le jour où quelqu’un pose une question sur une date. Après un incident, après un lot refusé, on ne demande pas d’abord si la procédure était bonne. On demande quelle version s’appliquait ce jour-là, et qui l’avait approuvée. Ce qu’il faut pouvoir montrer pour y répondre est décrit dans la page Prouver quelle version d’une procédure était en vigueur.
Et quand la question porte sur le contenu, on la pose à l’assistant : « quelles procédures mentionnent l’affichage en français ? ». Il répond à partir de vos documents et montre les extraits, avec le titre de chacun. L’assistant est inclus à partir du plan Essentiel.
Ce que le portail affiche pendant une révision
Une procédure qui part en révision reste affichée. Le portail continue de servir la version publiée, avec son numéro et sa date, tant que la suivante n’a pas été approuvée et publiée à son tour.
La version en préparation, elle, ne s’y trouve pas. Tant qu’elle est en cours de rédaction ou en attente d’approbation, elle reste à l’intérieur de l’entreprise. Le remplacement se fait en une fois, au moment de la publication ou à la date d’effet que vous avez fixée.
Une procédure d’atelier gagne à être relue par quelqu’un qui connaît le poste. À partir du plan Essentiel, invitez votre consultant en santé et sécurité par lien sécurisé, réservé à son espace NOTIMA ou ouvert sans compte. Il lit, propose un texte corrigé, joint les photos du poste qui manquent et donne son avis. Vous acceptez ou rejetez chaque modification ; rien n’entre dans la procédure sans vous. Pas encore de consultant ? L’annuaire est dans votre espace.
Pour l’opérateur, cela se traduit simplement. La page qu’il ouvre depuis le poste ne devient pas vide pendant une révision, et le texte qu’il y trouve est un texte qui a été approuvé. Il n’a pas à savoir qu’une révision est en cours, ni à choisir entre deux versions.
Une consignation électrique s’écrit en étapes : couper, cadenasser, vérifier l’absence de tension, chacune sur son écran. Avant la première, l’auteur a listé ce qu’il faut avoir en main : sous EPI, gants isolants et lunettes ; sous Matériel, le cadenas personnel et son étiquette. L’opérateur scanne l’étiquette du tableau électrique et suit, une étape à la fois, la version publiée. Comment cette procédure arrive au terrain est décrit sur la page Sur le terrain.
Sur le terrain
Réservée aux appareils de l’atelier.
Une étiquette peut ne s’ouvrir que sur les tablettes que vous avez enregistrées. L’administrateur enregistre l’appareil une fois, avec un code à usage unique. Sur tout autre téléphone, l’étiquette n’ouvre aucun document.
- On enregistre un appareil, jamais une personne
- Une tablette perdue se révoque à tout moment, avec effet immédiat
- Appareils enregistrés : à partir d'Essentiel
La preuve, pour l’atelier
Chaque publication produit un PDF daté, qui porte son numéro de version ; son empreinte est enregistrée dans NOTIMA. C’est ce PDF qu’on imprime et qu’on affiche au poste.
En tête de première page, un code QR mène à une page de vérification publique. Un inspecteur, un client ou un assureur peut le scanner depuis la feuille affichée et voir la publication enregistrée : l’organisation qui a publié, la date, le numéro de version. Il n’a pas besoin de compte, et il n’a pas à vous croire sur parole.
La même page accepte le PDF déposé par celui qui l’a reçu. Le calcul de l’empreinte se fait dans le navigateur, le fichier n’est pas transmis, et la réponse dit si ce fichier correspond à une publication enregistrée. Vous pouvez essayer sur le portail d’une entreprise de démonstration et sur la page de vérification.
Ce que ça change à l’inspection
Un auditeur regarde qui a approuvé le document, depuis quand la version en place est en vigueur, et comment l’ancienne a été retirée. Les deux premières réponses sont enregistrées au moment de la publication, sans que personne ait à les recopier dans un registre. La troisième se lit dans l’historique du document, qui conserve la version remplacée et la date de son remplacement.
Si votre entreprise travaille avec un référentiel comme ISO 9001, ce sont généralement les mêmes pièces qu’on vous demandera de sortir. Ce qu’un auditeur attend de cette tenue est détaillé dans la page Maîtrise des documents.
Le texte que vous suivez, la LSST, un règlement de la CNESST ou ISO 9001, se déclare dans NOTIMA, quel que soit le plan. Ses articles sont identifiés, et chaque section d’une procédure peut être rattachée à l’article auquel elle répond. Le jour où l’auditeur demande à quoi telle section répond, la correspondance est déjà écrite.
Pour commencer
Les inscriptions ne sont pas encore ouvertes. Les plans sont présentés sur la page des tarifs, et le formulaire d’évaluation des besoins tient en quatre questions.
Une procédure qui existe déjà en Word sert de point de départ : son contenu arrive dans l’éditeur, où vous le reprenez avant de le soumettre.
Si la rédaction elle-même est le point de blocage, des professionnels indépendants en santé et sécurité, en qualité ou en rédaction technique travaillent dans NOTIMA avec leurs clients. La page des consultants explique comment ils y figurent.