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Loi 25 : ce que vous documentez, suivez et corrigez
Le registre des traitements, les incidents et les actions correctives vivent au même endroit que vos documents.
NOTIMA met à votre disposition les outils documentaires pour structurer, tracer et prouver vos pratiques, sans remplacer vos experts juridiques ou réglementaires.
Le registre des traitements est l'un des documents qu'un vérificateur s'attend généralement à trouver. NOTIMA structure ce registre et surveille sa date de révision.
Documentez et centralisez vos traitements de données personnelles dans un registre structuré et horodaté, surveillé à sa date de révision.
ProFab Inc., fabricant québécois, documente dans NOTIMA ses traitements RH, clients et fournisseurs. Le registre se consulte, avec l'historique de ses modifications.
En cas d'incident impliquant des données personnelles, NOTIMA vous aide à documenter l'incident, à suivre les actions prises et à archiver les pièces, si vous décidez de faire une déclaration.
Incidents de confidentialité. Déclarez un incident dans un formulaire structuré : circonstances, données et personnes concernées, mesures prises. L'évaluation du risque et les avis donnés y sont consignés, avec une échéance interne que vous fixez.
Actions correctives. Qu'elle vienne d'un incident, d'un audit ou d'une autoévaluation, chaque action porte un responsable, une échéance et une priorité. Elle se suit jusqu'à sa clôture, où les preuves de réalisation se consignent.
Suite à un accès non autorisé à un dossier client, une PME utilise NOTIMA pour documenter l'incident, consigner les avis donnés et archiver les mesures correctives prises.
Chaque document publié dans NOTIMA reçoit une empreinte cryptographique, calculée au moment de la publication. NOTIMA enregistre la publication et cette empreinte. Vous pouvez ensuite vérifier qu'un fichier que vous détenez est bien celui enregistré, à l'octet près, avec la date consignée par NOTIMA.
Un audit externe cherche à établir quelle version d'une politique de confidentialité était en vigueur il y a 18 mois. L'empreinte enregistrée permet de recouper le fichier présenté avec la publication consignée à cette date.
Les actions clés sur vos documents sont enregistrées automatiquement et horodatées : qui a créé, approuvé, publié ou archivé, quand et depuis quelle adresse, qu'il s'agisse d'un membre de votre équipe ou d'un relecteur invité par lien.
Lors d'un désaccord avec un fournisseur, une PME retrouve dans l'historique qui a approuvé les spécifications techniques, et à quelle date.
Parlons de vos documents et de votre façon de les tenir.