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NOTIMA met à votre disposition les outils documentaires pour structurer, tracer et prouver vos pratiques, sans remplacer vos experts juridiques ou réglementaires.
Le registre des traitements est l'un des documents qu'un vérificateur demande à voir. NOTIMA structure ce registre et surveille sa date de révision.
ProFab Inc., fabricant québécois, documente dans NOTIMA ses traitements RH, clients et fournisseurs. Lors d'une inspection, le registre est consultable, avec l'historique de chaque modification.
En cas d'incident impliquant des données personnelles, NOTIMA vous aide à documenter, suivre et archiver les actions prises, pour documenter la déclaration que vous déciderez de faire.
Suite à un accès non autorisé à un dossier client, une PME utilise NOTIMA pour documenter l'incident, notifier les parties concernées et archiver les mesures correctives prises.
Chaque document publié dans NOTIMA reçoit une empreinte cryptographique, calculée au moment de la publication. NOTIMA enregistre la publication et cette empreinte. Vous pouvez ensuite vérifier qu'un fichier que vous détenez est bien celui enregistré, à l'octet près, avec la date consignée par NOTIMA.
Un audit externe vérifie qu'une politique de confidentialité en vigueur il y a 18 mois était bien la version V2.1. L'empreinte archivée permet de vérifier que le document est intact.
Les actions clés sur vos documents sont enregistrées automatiquement et horodatées : qui a créé, approuvé, publié ou archivé, quand et depuis quelle adresse.
Lors d'un désaccord avec un fournisseur, une PME retrace via l'historique que les spécifications techniques ont été approuvées par le bon responsable à la bonne date, avant l'incident.
Parlons de vos obligations documentaires.