Écrivez, faites relire, publiez
Vos manuels, notices et procédures, de la première ligne à la version publiée
Modèles, import Word, pièces jointes et relecture externe : tout se prépare au même endroit, et chaque publication laisse sa preuve.
Point de départ
Partez d'un modèle dans NOTIMA ou d'un fichier Word
Créez un document à partir d'un modèle enregistré dans NOTIMA, qui apporte ses sections et propose les articles réglementaires qui s'y rapportent, ou importez un fichier Word existant. Le texte, les titres, les listes et les tableaux arrivent dans l'éditeur, prêts à être repris.
Dans l’éditeur, les articles des textes que votre organisation a déclarés sont proposés comme sections à insérer.
Partez d’un modèle ou d’un fichier Word. Le modèle apporte ses sections et propose les articles réglementaires ; un fichier Word arrive avec ses titres, listes et tableaux. Les modèles sont ceux de votre organisation : un modèle sert à autant de documents que nécessaire, et peut évoluer sans toucher aux documents déjà créés.
Rédaction
Écrivez sans vous soucier de la mise en page
Titres, listes, tableaux, images légendées : de quoi écrire une procédure ou une notice. Vos documents ont tous la même allure, sans que personne ait à s'en occuper.
Les images se téléversent depuis votre poste ou se collent directement, et leur type est vérifié à l’envoi. Une image hébergée sur un site externe n’est pas chargée : le PDF de preuve ne dépend d’aucun contenu tiers.
Titres, listes, tableaux, images légendées. Vos documents ont tous la même allure.
Procédure en étapes
Écrivez-la comme on la suit : une étape après l’autre
Chaque titre de section devient une étape. Trois boutons suffisent, sans rien à apprendre : « Nouvelle étape », « Alerte danger », « Insérer une liste requise ». Une image par étape, si elle aide. Sous l'éditeur, le compte des étapes détectées et des avertissements.
La liste requise porte l’intitulé que vous choisissez, EPI, Outils, Matériel, Documents ou le vôtre, et ce qu’il faut réunir. Le lecteur la présente avant l’étape, et récapitule tout avant de commencer. Le mode pas à pas se prévisualise depuis la fiche du document, avant la soumission ; ensuite le circuit habituel : validation, publication, PDF de preuve. Le document publié et le guide sur le terrain sont la même version.
Écrivez la procédure étape par étape. Trois boutons, sans syntaxe : nouvelle étape, alerte danger, liste requise. Le document publié et le guide sur le terrain sont la même version.
Ce que voit l’opérateur est décrit sur la page Sur le terrain
Pièces jointes
Ce qui ne s'écrit pas, s'annexe
Un plan, un certificat, une fiche technique ou un tableau garde son format d'origine : il s'attache au document. À la publication, chaque pièce jointe est consignée dans le PDF de preuve de la version, avec son empreinte.
Elle se vérifie depuis le portail de l’organisation qui l’a publiée.
Plan, certificat, fiche technique : consigné dans le PDF de preuve, avec son empreinte.
Relecture
Faites relire, décidez de chaque correction
Un validateur de votre organisation, ou un consultant invité par lien, propose ses corrections sur votre texte. Vous les voyez une par une, ajout par ajout, remplacement par remplacement. Vous acceptez ce que vous retenez ; ce que vous refusez ne change rien au document.
À l’invitation, vous choisissez ce que le lien permet : donner un avis, proposer des corrections, ou les deux. Le lien vise un document ou un projet entier, expire à la date choisie et se retire à tout moment. Les corrections se proposent sur une version soumise ou publiée, jamais sur un brouillon qui change encore. Chaque proposition affiche son origine, et le relecteur est prévenu de la décision.
Un validateur ou un tiers invité par lien sécurisé propose ses corrections ; vous acceptez celles que vous retenez.
Un relecteur propose. Vous décidez. Invitez un consultant, un auditeur ou un assureur par un lien sécurisé, limité au document ou au projet que vous choisissez.
Un lien que vous maîtrisez. Il expire à la date choisie et se retire à tout moment. Réservé à l’espace NOTIMA du relecteur, ou ouvert sans avoir à créer de compte, à votre choix.
Un avis ou des corrections. Vous décidez ce que le lien permet. Le relecteur propose ses corrections sur votre texte, photos ou schémas compris.
La décision vous revient. Vous acceptez ou refusez chaque correction. Son origine reste visible, et le relecteur est prévenu de votre décision.
- Réservé à l’espace NOTIMA du relecteur, ou ouvert sans avoir à créer de compte, à votre choix — À partir d'Essentiel.
Vous êtes consultant ? Retrouvez toutes vos relectures au même endroit, gratuitement
Sur le portail
Se lit sur un téléphone ou une tablette
Publiées sur le portail, vos procédures se lisent sur un téléphone ou une tablette sans zoomer ni faire défiler la page de côté. Sur téléphone, les tableaux se lisent ligne par ligne, et un sommaire mène à chaque section des documents les plus longs.
Le texte se lit sans zoomer, et les boutons sont assez grands pour être touchés facilement. Une procédure dont la date d’expiration est passée s’affiche avec un bandeau, qui apparaît aussi à l’impression. Pendant qu’une nouvelle version est en révision, le portail continue de servir la version publiée.
- Portail ouvert à tous ou protégé par mot de passe
Sur le terrain, l’étiquette QR d’un lieu ouvre la même version
Ce qui en résulte
Ce que vous retenez devient la version suivante
Elle refait son circuit avant d’être publiée, avec son PDF de preuve.
Les corrections acceptées forment une nouvelle version. Un document publié repasse en brouillon et refait son circuit avant d'être republié. Sur le portail, un document externe garde sa version publiée en vigueur jusqu'à la publication de la suivante, ou jusqu'à ce que vous le restreigniez ; un document interne n'y paraît pas. Chaque publication produit un PDF de preuve, avec la version, la date, l'heure et un code QR ; son empreinte est enregistrée, et un tiers peut vérifier en ligne qu'un fichier est bien celui publié.
Une fois publié, un document ne se modifie plus : ni son contenu, ni ses métadonnées. Son titre et son type sont fixés à la première publication, et ses dates de validité figurent dans le PDF, donc dans son empreinte. Un document archivé ou retiré l’est avec une note, et son historique réunit versions et événements.
Questions fréquentes
Puis-je reprendre mes documents Word existants ?
Oui. À la création d’un document, vous importez un fichier .docx : les titres, les listes et les tableaux arrivent dans l’éditeur, et les images incorporées au fichier sont téléversées avec lui. Le fichier Word lui-même est converti à la lecture et n’est pas conservé. L’import est disponible sur tous les plans, essai compris.
Les anciennes versions restent-elles consultables ?
Oui. Chaque version soumise reste dans l’historique du document : son numéro, son état, sa date, et le nom de la personne qui l’a approuvée avec son commentaire. Une version n’est jamais écrasée par la suivante. Depuis l’historique, vous ouvrez le texte de n’importe quelle version antérieure.
Qui peut modifier un document une fois publié ?
Personne ne modifie une version publiée : l’éditeur n’accepte qu’un brouillon ou un document rejeté. Pour changer le texte, l’auteur du document ou un administrateur ouvre une nouvelle version, qui repasse en brouillon et refait son circuit de validation avant d’être publiée. Pendant cette révision, le portail continue de servir la version publiée en vigueur.
Que voit un relecteur externe de mon organisation ?
Les documents auxquels vous l’avez invité, et rien d’autre de votre espace : leur titre, leur type et le texte de la version en cours. Vous choisissez séparément s’il peut proposer des corrections, donner un avis, les deux, ou seulement lire. Le lien est réservé à son espace NOTIMA ou ouvert sans qu’il ait à créer de compte, à votre choix ; il porte une date d’expiration et vous pouvez le retirer.