La procédure en vigueur, là où on l’applique
Une étiquette QR sur chaque lieu : une machine, un local, une zone. Un scan ouvre, sur un téléphone ou une tablette, la version publiée en vigueur des documents rattachés, étape par étape s’ils sont écrits ainsi. Rien à installer, aucun compte.
La procédure que vous rédigez, faites valider et publiez est celle que l’opérateur ouvre en scannant l’étiquette du lieu. Une seule version, la même partout.
L’étiquette
L’emplacement et son étiquette
Un emplacement est un lieu : une machine, un local, une zone, un poste. Il porte une étiquette QR et un ou plusieurs documents. L’étiquette imprime le nom de votre organisation, le nom du lieu et une consigne, jamais le titre d’un document : les documents rattachés changent sans qu’on réimprime.
Une étiquette seule, ou une planche : six par feuille Lettre, huit par feuille A4.
- Une étiquette par lieu : machine, local, zone. Les documents rattachés changent sans réimpression.
- Réimprimer une étiquette en fait une neuve : l’ancienne cesse de répondre à l’instant. Révoquer l’emplacement aussi
- Si le compte est suspendu ou résilié, la personne qui scanne lit « Ce code n’est plus actif », jamais une erreur
Le scan
Ce que voit l’opérateur
Le scan ouvre la version publiée en vigueur. Un seul document rattaché : il s’ouvre d’emblée. Plusieurs : une liste, avec pour chacun sa version et sa date d’entrée en vigueur. Une procédure écrite en étapes se lit une étape à la fois, plein écran, avec sa progression, ses encadrés de danger et d’attention, et la liste de ce qu’il faut réunir avant chaque étape. Thème clair ou sombre, au choix de l’appareil.
Les boutons du bas disent le geste : « Commencer », « Étape faite — Suivant », « Terminer ». L’écran de fin annonce que les étapes ont été parcourues et précise que rien n’est enregistré : il n’atteste pas l’exécution.
- Rien à installer, aucun compte : un téléphone ou une tablette, et le scan.
- Aucune version n’est gardée sur l’appareil : sans réseau, une page « Pas de connexion » invite à réessayer, sans se fier à une copie papier
Les exclusions
Ce qui ne s’affiche jamais
L’étiquette ne sert que ce qui est publié et en vigueur. Ne s’affichent jamais :
- Un brouillon, ou une version approuvée mais non publiée
- Une version remplacée ; si la nouvelle publication porte une date d’effet à venir, la précédente reste servie jusqu’à ce jour
- Un document expiré ou retiré : un message, pas le texte
- Un document confidentiel, même rattaché : il cesse d’être servi à l’instant où il le devient. Un document sensible demande une confirmation au rattachement
Toujours la version en vigueur : la dernière publiée, jamais un brouillon ni une version remplacée.
L’accès
Qui peut ouvrir l’étiquette
Ouverte à tous, ou réservée à vos appareils. Vous choisissez, par emplacement.
Ouvert
Quiconque scanne lit, sans compte. Le mode par défaut, dans tous les plans.
Réservé à vos appareils
Seuls les appareils que vous avez enregistrés ouvrent l’étiquette. Sur tout autre, elle n’ouvre aucun document, et n’explique pas pourquoi.
À partir d'Essentiel.
Enregistrer un appareil se fait une fois. Vous nommez l’appareil (« Tablette du local 2 », jamais une personne) et obtenez un code à usage unique, valable 10 minutes. Sur l’appareil, vous ouvrez la page d’enregistrement et saisissez le code ; le QR affiché sur votre écran y mène directement. À distance, un responsable envoie le lien et dicte le code au téléphone. Révoquer un appareil est immédiat.
- On enregistre un appareil, jamais une personne : ni adresse, ni identité ; seule l’empreinte d’un secret aléatoire est conservée
- Le secret tient dans le navigateur de l’appareil : effacer ses données oblige à l’enregistrer de nouveau
- Un appareil enregistré vaut pour tous vos emplacements réservés
La mesure
Ce que vous voyez
Chaque emplacement vous dit combien de fois chaque document a été ouvert depuis la publication de sa version en vigueur : « Ouvert 12 fois sur le terrain depuis la publication de la version 4 ». Un nombre par emplacement, document, version et jour. Aucune adresse, aucun appareil, aucune identité, aucune heure : vous savez que la procédure est lue, pas qui la lit.
- Le journal d’audit trace vos gestes (création, réimpression, révocation, rattachement), jamais les lectures
Questions fréquentes
Faut-il un compte pour scanner une étiquette ?
Non, ni sur un emplacement ouvert ni sur un emplacement réservé. Sur un emplacement ouvert, quiconque scanne lit la version publiée en vigueur. Sur un emplacement réservé, seuls vos appareils enregistrés l’ouvrent : c’est l’appareil qui est reconnu, pas la personne.
Que se passe-t-il quand je publie une nouvelle version ?
L’étiquette ne change pas : le prochain scan ouvre la nouvelle version. Si vous lui avez donné une date d’effet à venir, la version précédente reste servie jusqu’à ce jour.
Peut-on consulter une procédure sans réseau ?
Non. Aucune version n’est gardée sur l’appareil : sans connexion, la page dit « Pas de connexion » et invite à réessayer, sans se fier à une copie papier.
Combien d’étiquettes et d’appareils chaque plan comprend-il ?
Démarrage : 3 étiquettes QR ; Essentiel : 25 étiquettes QR, jusqu'à 5 appareils enregistrés ; Professionnel : étiquettes QR illimitées, appareils enregistrés illimités. La page des tarifs indique, pour chaque plan, le nombre d’étiquettes QR et d’appareils enregistrés ; ce sont les mêmes données que vos cartes de plan.
Une étiquette peut-elle être protégée par un mot de passe ?
Non, et c’est un choix : un mot de passe se transmet sans laisser de trace, et il faudrait le taper debout, sur le lieu. La restriction passe par les appareils enregistrés : seuls ceux que vous avez enregistrés ouvrent un emplacement réservé.