Conditions générales d'utilisation

Les présentes Conditions générales d'utilisation (ci-après « CGU ») régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme SaaS NOTIMA, exploitée par Vivialis Services Inc., société constituée selon les lois du Québec, dont le siège est à Québec, QC, Canada (ci-après « NOTIMA »).

En créant un compte, en accédant à la plateforme ou en utilisant nos services, vous (l' « Utilisateur » ou le « Client ») acceptez d'être lié par les présentes CGU. Si vous agissez au nom d'une organisation, vous déclarez être autorisé à engager cette organisation.

Si vous n'acceptez pas ces CGU, vous ne devez pas utiliser nos services.

NOTIMA est une plateforme SaaS de gouvernance documentaire, éditée par Vivialis Services Inc., société incorporée au Québec, Canada. Elle est conçue pour outiller la démarche de conformité des organisations assujetties à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25). Elle offre notamment :

• Création, versionning et gestion de documents réglementaires (notices, politiques, procédures)
• Workflows de validation et d'approbation multi-rôles (RBAC)
• Journaux d'audit immuables : journal en ajout seul, protégé par un contrôle en base de données interdisant toute modification ou suppression
• Authentification à deux facteurs (TOTP) obligatoire pour tous les comptes, exigée à la première connexion
• Gestion des pièces jointes et des médias associés aux documents
• Tableau de bord de suivi Loi 25

NOTIMA se réserve le droit de modifier, suspendre ou interrompre tout ou partie des fonctionnalités, avec un préavis raisonnable sauf en cas d'urgence technique ou sécuritaire.

Dénomination du service. Le service est actuellement commercialisé sous le nom « NOTIMA ». Vivialis Services Inc. peut, à tout moment et à sa discrétion, modifier la dénomination commerciale, le logo, l'identité visuelle ou les adresses d'accès du service. Une telle modification ne constitue pas une modification des présentes conditions, n'affecte ni les droits ni les obligations des parties, et ne donne lieu à aucune résiliation ni compensation. Les utilisateurs en sont informés par tout moyen approprié avec un préavis raisonnable.

Pour accéder à NOTIMA, vous devez créer un compte en fournissant des informations exactes, complètes et à jour. Vous êtes responsable de :

• La confidentialité de vos identifiants (courriel et mot de passe)
• Toutes les activités effectuées sous votre compte
• Signaler immédiatement tout accès non autorisé à votre compte
• Ne pas partager vos accès avec des tiers non autorisés

NOTIMA ne peut être tenu responsable de toute perte ou dommage résultant du non-respect de ces obligations par l'Utilisateur. Chaque compte est lié à un tenant (espace organisationnel) unique ; les données d'un tenant sont strictement isolées des autres.

L'accès à NOTIMA est conditionné, au terme de la période d'essai, à la souscription d'un abonnement payant selon les tarifs en vigueur au moment de la souscription. Les abonnements sont exclusivement mensuels. Les conditions financières particulières, le cas échéant, sont précisées dans le bon de commande ou l'entente commerciale signée.

En utilisant NOTIMA, vous vous engagez à :

• Respecter les lois et règlements applicables, notamment la Loi 25 et la LPRPDE
• Ne pas téléverser de contenus illicites, diffamatoires, frauduleux ou portant atteinte aux droits de tiers
• Ne pas tenter de compromettre la sécurité ou l'intégrité de la plateforme
• Ne pas utiliser le service à des fins de spam, de hameçonnage ou d'activités malveillantes
• Ne pas procéder à de l'ingénierie inverse, désassemblage ou décompilation du logiciel
• Maintenir vos informations de compte à jour et exactes

Vous êtes seul responsable du contenu que vous créez, téléversez ou partagez via NOTIMA. NOTIMA se réserve le droit de suspendre ou résilier tout compte en cas de violation de ces obligations, sans préavis en cas de violation grave.

La plateforme NOTIMA, incluant son code source, son interface, ses éléments de marque, déposés ou non, ses logos et toute la documentation associée, est la propriété exclusive de Vivialis Services Inc. et est protégée par les lois sur la propriété intellectuelle applicables au Canada et à l'international.

Les présentes CGU ne vous confèrent qu'un droit d'accès limité, non exclusif, non transférable et révocable au service, pour vos besoins internes. Aucun droit de propriété intellectuelle ne vous est cédé.

Vous conservez la pleine propriété des documents et données que vous créez ou téléversez sur la plateforme. En les soumettant, vous accordez à NOTIMA une licence limitée, non exclusive, pour les stocker et les traiter aux fins de la fourniture du service.

La collecte et le traitement de vos renseignements personnels sont régis par notre Politique de confidentialité, incorporée par référence aux présentes CGU. En utilisant nos services, vous en acceptez les termes.

NOTIMA agit à titre de « personne qui recueille des renseignements personnels » au sens de la Loi 25 pour ses propres finalités, et à titre de mandataire de traitement pour les données que vous confiez à la plateforme dans le cadre de votre activité.

Fonctions d'intelligence artificielle et sous-traitants

Certaines fonctions de la plateforme (analyse de couverture réglementaire, association d'articles aux sections d'un document, assistant de recherche documentaire) font appel à un moteur d'intelligence artificielle. Par défaut, ce moteur est hébergé sur l'infrastructure de Vivialis Services Inc. au Canada : les données ne sortent alors pas de cette infrastructure.

Sur activation explicite par le Client, dans les paramètres de son organisation et sous réserve de son plan d'abonnement, ces fonctions peuvent recourir au service Claude fourni par Anthropic, PBC, société établie aux États-Unis. Est alors transmis, selon la fonction : des extraits des documents du Client accompagnés du titre du document dont ils proviennent, les premiers caractères d'un document, les titres de ses sections, ou les références réglementaires saisies. Ce contenu est celui des documents du Client et peut comporter des renseignements personnels si ces documents en comportent. Les données de compte des utilisateurs et les journaux d'audit ne sont pas transmis. Chaque écran concerné indique ce qui sera transmis avant le traitement. Le Client demeure responsable du contenu qu'il soumet à ces fonctions et peut désactiver ce recours à tout moment ; les fonctions reviennent alors au moteur hébergé au Canada.

La liste complète des sous-traitants, leur localisation et les données qui leur sont communiquées figurent dans la Politique de confidentialité.

NOTIMA s'efforce d'assurer une haute disponibilité du service, hors maintenances planifiées. Nous nous réservons le droit d'effectuer des maintenances programmées ou d'urgence pouvant temporairement interrompre le service.

Les maintenances planifiées sont, dans la mesure du possible, notifiées 48 h à l'avance. NOTIMA ne peut garantir un accès ininterrompu au service et décline toute responsabilité pour les interruptions indépendantes de sa volonté (force majeure, défaillances d'infrastructure tiers, etc.).

Dans toute la mesure permise par la loi applicable, NOTIMA ne saurait être tenu responsable des dommages indirects, incidents, spéciaux, consécutifs ou punitifs, y compris la perte de profits, de données ou d'opportunités commerciales, découlant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser le service.

La responsabilité totale de NOTIMA au titre des présentes CGU, quelle qu'en soit la cause, est limitée aux montants effectivement payés par le Client au cours des 12 mois précédant l'événement donnant lieu à responsabilité.

NOTIMA n'est pas responsable du contenu créé par les utilisateurs ni de la conformité réglementaire spécifique du Client — la plateforme est un outil d'aide à la conformité, non un conseil juridique.

NOTIMA peut référencer des professionnels indépendants (conseil en conformité, santé et sécurité du travail, rédaction technique ou autres domaines). NOTIMA n'est pas partie à la relation entre le Client et ces professionnels et ne répond pas de leurs services, de leurs conseils ni de leurs livrables. Toute entente conclue avec un professionnel référencé relève du Client et de ce professionnel.

Tout accès qu'un Client accorde à un tiers dans son espace — invitation externe à la relecture d'un document ou de l'ensemble d'un projet, création d'un compte utilisateur, partage d'un document ou d'un portail — relève de la seule responsabilité du Client. Un tiers invité par lien n'a pas de compte ; selon ce que le Client a autorisé, il peut lire les documents visés et leurs pièces jointes, proposer un texte corrigé, y joindre des images et rendre un avis. Le texte qu'il propose et les images qu'il téléverse sont conservés dans l'espace du Client ; rien n'entre dans un document sans que le Client l'accepte, modification par modification. Le Client demeure responsable des renseignements personnels qu'il rend ainsi accessibles [responsabilité sur les renseignements personnels que le tiers dépose dans l'espace — texte proposé, images — à déterminer]. NOTIMA journalise ces accès et ces dépôts dans le journal d'audit du Client, mais n'en contrôle ni l'opportunité ni l'usage.

Par le Client : vous pouvez résilier votre abonnement à tout moment en nous écrivant à notima@vivialis.ca ou via les paramètres de votre compte. La résiliation prend effet à la fin de la période d'abonnement en cours.

Par NOTIMA : nous pouvons résilier votre accès avec préavis de 30 jours, ou immédiatement en cas de violation grave des présentes CGU, d'activité frauduleuse ou de défaut de paiement non résolu.

À la résiliation, vos données seront conservées 90 jours pour vous permettre de les exporter, puis supprimées définitivement conformément à notre politique de rétention.

Les présentes CGU sont régies par les lois de la province de Québec et du Canada, sans égard aux règles de conflits de lois. Tout litige découlant des présentes sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de la province de Québec, district de Québec.

Les parties conviennent de tenter de résoudre tout différend à l'amiable avant d'initier toute procédure judiciaire.

NOTIMA se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les modifications substantielles vous seront notifiées par courriel ou via la plateforme, au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation du service après cette période vaut acceptation des nouvelles conditions.

En cas de désaccord avec les modifications, vous avez le droit de résilier votre abonnement avant la date d'entrée en vigueur, sans pénalité.

Pour toute question relative aux présentes CGU :

Ou via notre formulaire de contact.