Fonctionnalités
Tout le cycle d’un document, de la rédaction à la preuve, au bureau comme au poste. Sept familles ; chaque fonction indique le plan qui l’inclut.
Ce qui change
Aujourd’hui, sans outil
- Une version imprimée au poste, une autre sur le réseau
- L’approbation est dans un courriel, quelque part
- Impossible de dire ce qui était en vigueur le mois dernier
Avec NOTIMA
- Une seule version en vigueur, consultable au poste
- Qui a approuvé, et quand, attaché au document
- Chaque version publiée garde son PDF et son empreinte
- Sur le terrain, l’étiquette du lieu ouvre cette version, et aucune autre
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Rédiger et versionner
De la première ligne au PDF de preuve, sans changer d'outil.
Rédaction et versions
Un éditeur simple, ou un fichier Word importé.
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Une nouvelle version naît à la soumission d'un texte modifié ou à l'acceptation d'une suggestion ; les précédentes restent consultables dans l'historique du document.
Tous les plans
Modèles de documents
Des structures prêtes par type de document.
Tous les plans
Circuit de validation simple
Soumettez chaque document à une approbation.
Plus de détailsMoins de détails
Chaque décision est enregistrée : qui a approuvé, quand, avec quel commentaire. L’auteur ne valide pas sa propre version ; quand personne d’autre ne peut le faire, un administrateur le déclare explicitement, et le journal le retient.
Tous les plans
Circuits de validation à plusieurs étapes
Une approbation en deux ou trois étapes, par rôle : la validation métier, puis l’approbation finale.
Plus de détailsMoins de détails
Pour un document sensible, la revue du responsable de la protection s’intercale entre les deux. Chaque décision est enregistrée, avec son auteur, sa date et son commentaire.
Professionnel
Relecture externe
Invitez un consultant par lien sécurisé.
Plus de détailsMoins de détails
Vous choisissez : un lien réservé à son espace NOTIMA, qui ne s’ouvre pas s’il est transféré, ou un lien ouvert sans compte. Le relecteur lit, propose un texte corrigé, joint des photos ou des schémas et donne son avis. Rien n'entre dans le document sans votre acceptation, modification par modification.
À partir d'Essentiel
Preuve horodatée
À chaque publication, un PDF de preuve horodaté par NOTIMA, dont l’empreinte SHA-256 est enregistrée.
Plus de détailsMoins de détails
Vous disposez d’une preuve de ce qui était en vigueur, à quelle date.
Tous les plans
Vérification en ligne de la preuve
Toute personne qui reçoit le PDF de preuve peut le vérifier sur notima.ca/verify, sans compte.
Plus de détailsMoins de détails
Le fichier n'est pas transmis : le calcul se fait dans le navigateur.
Tous les plans
Portail de diffusion
Vos usagers consultent la version en vigueur de chaque document publié. Ouvert à tous, ou protégé par mot de passe.
Plus de détailsMoins de détails
Consultation illimitée, sans compte. Les consultations sont comptées, sans adresse ni identité.
Tous les plans
Étiquettes QR et mode pas à pas
Une étiquette QR par lieu : une machine, un local, une zone.
Plus de détailsMoins de détails
Un scan ouvre, sur un téléphone ou une tablette, la version publiée des documents rattachés, une étape à la fois quand la procédure est écrite en étapes. Sans compte, rien à installer. Les ouvertures sont comptées par document, version et jour, sans adresse ni identité.
Tous les plans
Appareils enregistrés
Réservez une étiquette QR aux appareils de votre organisation : une tablette, un poste fixe.
Plus de détailsMoins de détails
Chaque appareil s’enregistre une fois, avec un code à usage unique valable dix minutes ; sur tout autre appareil, l’étiquette n’ouvre aucun document. Vous voyez la liste de vos appareils et en révoquez un à tout moment. L’enregistrement tient dans le navigateur de l’appareil : effacer ses données oblige à l’enregistrer de nouveau.
À partir d'Essentiel
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Conformité et Loi 25
Le registre des traitements, les incidents et les actions correctives vivent au même endroit que vos documents.
Registre Loi 25
Registre des traitements, incidents de confidentialité et actions correctives, dans la même plateforme.
Tous les plans
Journal d'audit immuable
Traçabilité des gestes de votre équipe et des relecteurs que vous invitez (création, approbation, publication, réimpression d’une étiquette), sans modification ni suppression possible.
Plus de détailsMoins de détails
En cas d’audit, vous retrouvez qui a fait quoi, et quand.
Tous les plans
Assistant documentaire
Posez une question, obtenez la réponse tirée de vos documents, avec les extraits et leur source.
Plus de détailsMoins de détails
Hors de vos documents, l'assistant dit qu'il ne trouve pas. Le recours à un fournisseur externe d'IA est un choix de votre organisation, indiqué avant chaque traitement.
À partir d'Essentiel
Références réglementaires
Déclarez le texte que vous suivez : ses articles sont identifiés, et chaque section de vos documents peut être rattachée à l'article auquel elle répond.
Plus de détailsMoins de détails
Vous voyez quelles sections le sont, et lesquelles ne le sont pas encore. La lecture du texte reste la vôtre.
Tous les plans
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Sécurité et données
NOTIMA est conçu pour protéger vos informations sensibles, avec des mesures documentées dans notre politique de confidentialité.
Données de travail hébergées au Canada
Données de travail à Beauharnois (Québec) ; copies de sauvegarde chiffrées au Canada (Toronto).
Plus de détailsMoins de détails
Données de travail hébergées au Québec ; copies de sauvegarde chiffrées conservées au Canada (Toronto). Sauvegardes quotidiennes.
Tous les plans
Connexions chiffrées
Les échanges entre votre navigateur et NOTIMA sont chiffrés (HTTPS/TLS).
Tous les plans
Votre espace, rien que le vôtre
Chaque organisation dispose d'un espace applicatif distinct. Les requêtes sont filtrées par organisation : aucun accès inter-organisations n'est prévu par la plateforme.
Plus de détailsMoins de détails
Chaque organisation dispose d'un espace isolé. Les requêtes sont filtrées par organisation : aucun accès inter-organisations n'est prévu par la plateforme.
Tous les plans
Sauvegardes quotidiennes
Vos données sont sauvegardées chaque jour, selon la politique de rétention décrite dans notre politique de confidentialité.
Tous les plans
Double authentification
L'accès à la plateforme exige une vérification en deux étapes pour tous les utilisateurs, une protection supplémentaire contre les accès non autorisés.
Plus de détailsMoins de détails
Vérification en deux étapes exigée pour tous les comptes, dès la première connexion.
Tous les plans
Vos données restent les vôtres
Un administrateur peut exporter l'ensemble de votre espace : le texte de chaque version de document, les PDF de preuve, les pièces jointes, le journal d'audit et les registres Loi 25.
Plus de détailsMoins de détails
Un administrateur peut exporter tout l'espace : documents, preuves, pièces jointes, journal d'audit et registres Loi 25. Vos données restent les vôtres.
Tous les plans
Restreindre agit tout de suite
Un document rendu interne ou confidentiel quitte le portail et le terrain à l'instant ; l'ouvrir n'agit qu'à la publication.
Tous les plans
Journal d'audit
Les actions clés sur vos documents (création, modification, approbation, publication, téléchargement depuis votre espace) sont enregistrées et horodatées dans un journal d'audit immuable, qu'elles viennent de votre équipe ou d'un relecteur que vous invitez. Il se consulte depuis votre tableau de bord et s'exporte en CSV selon votre plan. En cas d'inspection ou d'audit, vous retrouvez qui a fait quoi, et quand.
Tous les plans
- Support par courriel (Tous les plans) — Support par courriel pour tous les plans, sans distinction.
- Mises à jour incluses (Tous les plans) — Nouvelles fonctionnalités incluses, sans surcoût.