NOTIMA pour l’agroalimentaire

Les documents concernés

Cinq familles de documents reviennent dans les entreprises de transformation. Elles n’ont ni le même auteur ni le même rythme de révision, et elles finissent toutes sous les yeux de quelqu’un qui travaille.

Les procédures opérationnelles décrivent la façon de conduire une étape de production. L’opérateur les suit sur la ligne, et le remplaçant du samedi les découvre en arrivant.

Les fiches techniques de produit disent ce que contient un lot et ce qui est déclaré à l’étiquette. Le service qualité les tient à jour, et le client les demande avant de référencer le produit.

Les plans de contrôle des dangers relient une étape de production aux mesures qui la surveillent. Le responsable qualité les révise, et l’auditeur les ouvre en premier parce qu’ils renvoient à presque tout le reste.

Les procédures de nettoyage et d’assainissement s’exécutent entre deux productions, par une équipe qui n’est pas celle qui a produit. Elles se lisent debout, dans un local humide, quelques minutes avant l’intervention.

Les registres de formation attestent que telle personne a été formée sur telle procédure, à telle date. Ils sont tenus aux ressources humaines ou à la qualité, et on va les chercher le jour où quelqu’un demande sur quoi l’employé a été formé.

L’inspection sans préavis

Un audit annoncé se prépare. On sort les classeurs et on vérifie les dates la veille. Une inspection sans préavis ne laisse pas le temps de rassembler quoi que ce soit. On est prêt ou on ne l’est pas, et l’état des documents ce matin-là est celui qu’on montrera.

La demande est concrète. Sortez la procédure de nettoyage de cette ligne, celle qui s’appliquait la semaine dernière. La réponse doit arriver en quelques minutes, dans la version en vigueur, et concorder avec la feuille affichée au poste. Ce qu’un auditeur regarde dans cette tenue est détaillé dans la page Maîtrise des documents.

Le référentiel que vous suivez

Une entreprise de transformation suit un référentiel de sécurité alimentaire qu’elle a choisi. HACCP, SQF, BRC, FSSC 22000 : le choix vous appartient.

NOTIMA ne vous dit pas ce que votre référentiel exige, et ne le cite pas. Ces textes sont sous droit d’auteur, et leur lecture reste la vôtre. Ce que le produit fait est plus étroit : à partir du plan Essentiel, vous déclarez le référentiel que vous suivez, vous y rattachez les articles qui vous concernent, et cette référence est proposée sur les modèles de documents où elle sert. Les articles se relient ensuite aux sections du document.

Le jour où un auditeur demande à quoi telle section répond, la correspondance a déjà été écrite par quelqu’un chez vous, à tête reposée. C’est ce qu’un auditeur s’attend à trouver. Une procédure a plusieurs versions successives, et ce qu’on vous demandera, c’est de savoir laquelle s’appliquait ce jour-là.

Ce qui se passe pendant une révision

Une procédure qui part en révision reste affichée. Le portail continue de servir la version publiée, avec son numéro et sa date, tant que la suivante n’a pas été approuvée et publiée à son tour.

La version en préparation ne s’y trouve pas. Tant qu’elle est en cours de rédaction ou en attente d’approbation, elle reste à l’intérieur de l’entreprise. Le remplacement se fait en une fois, au moment de la publication.

Le consultant qui vous accompagne sur votre référentiel a sa place dans la relecture. À partir du plan Essentiel, invitez-le par lien sécurisé, réservé à son espace NOTIMA ou ouvert sans compte. Il lit, propose un texte corrigé, joint les photos qui manquent et donne son avis. Vous acceptez ou rejetez chaque modification ; rien n’entre dans la procédure sans vous. Pas encore de consultant ? L’annuaire est dans votre espace.

Pour l’employé au poste, c’est simple. La page qu’il ouvre ne devient pas vide pendant une révision, et le texte qu’il y trouve a été approuvé. Il n’a pas à savoir qu’une révision est en cours, ni à choisir entre deux versions.

La preuve, pour l’atelier

Chaque publication produit un PDF daté, qui porte son numéro de version ; son empreinte est enregistrée dans NOTIMA. C’est ce PDF qu’on imprime et qu’on affiche près de la ligne.

En tête de première page, un code QR mène à une page de vérification publique. Un inspecteur, un client ou un auditeur peut le scanner depuis la feuille affichée et voir la publication enregistrée : l’organisation qui a publié, la date, le numéro de version. Il n’a pas besoin de compte, et il n’a pas à vous croire sur parole.

La même page accepte un PDF déposé par n’importe qui. Le calcul de l’empreinte se fait dans le navigateur, le fichier n’est pas transmis, et la réponse dit si ce fichier correspond à une publication enregistrée. Vous pouvez essayer sur le portail d’une entreprise de démonstration et sur la page de vérification.

La formation du personnel

Un registre de formation renvoie à une procédure, et les deux doivent concorder. Former quelqu’un sur une version remplacée depuis laisse une trace qui dit le contraire de ce qu’on voulait montrer.

L’historique d’un document conserve chaque version publiée avec sa date. Il permet de dire quelle version s’appliquait le jour de la formation, et de voir laquelle s’applique aujourd’hui.

Et quand la question porte sur le contenu, on la pose à l’assistant : « où est décrite la procédure de rappel d’un lot ? ». Il répond à partir de vos documents et montre les extraits, avec le titre de chacun. L’assistant est inclus à partir du plan Essentiel.

Pour commencer

Les inscriptions ne sont pas encore ouvertes. Les plans sont présentés sur la page des tarifs, et le formulaire d’évaluation des besoins tient en quatre questions.

Une procédure qui existe déjà en Word sert de point de départ : son contenu arrive dans l’éditeur, où vous le reprenez avant de le soumettre.