NOTIMA pour les institutions

Les documents concernés

Cinq familles de documents reviennent dans les cégeps, les centres de services scolaires, les établissements de santé, les sociétés de transport, les municipalités et les MRC. Elles n’ont ni le même auteur ni le même niveau d’adoption, et elles finissent toutes entre les mains de quelqu’un qui doit les appliquer.

Les règlements internes fixent les règles que l’organisation se donne à elle-même. Le conseil les adopte en séance, et ils engagent l’organisation devant ses membres comme devant le public.

Les politiques adoptées par le conseil portent chacune sur un domaine : les ressources humaines, la sécurité de l’information, la gestion documentaire. Le conseil les adopte, et la direction générale répond de leur application.

Les directives administratives traduisent une politique en règles de fonctionnement. La direction les émet sans passer par le conseil, et les gestionnaires les appliquent dans leur unité.

Les procédures de service décrivent la marche à suivre pour un acte précis. L’équipe qui rend le service les suit, et la personne qui arrive en poste les découvre.

Le code de conduite engage les élus, les administrateurs et le personnel. Le conseil l’adopte, et chacun le reçoit à son entrée en fonction.

La distance entre l’adoption et l’application

Le conseil adopte, la direction diffuse, les équipes appliquent. Entre la séance où la politique est adoptée et le poste où elle est appliquée, le document passe par plusieurs mains : le secrétariat qui consigne la décision, la direction qui prépare la note de diffusion, les gestionnaires qui la relaient à leur unité. Chaque étape produit un exemplaire.

Ces exemplaires ne vieillissent pas au même rythme. Le fichier joint à un courriel de diffusion reste ce qu’il était le jour de l’envoi, alors que la politique a été révisée depuis. Deux ans plus tard, personne ne sait plus lequel des fichiers en circulation correspond à la version adoptée, ni depuis quand celle-ci s’applique. Ce qu’il faut pouvoir montrer pour répondre est décrit dans la page Prouver quelle version d’une procédure était en vigueur.

Et quand la question porte sur le contenu, on la pose à l’assistant : « que faire en cas d’incident de confidentialité ? ». Il répond à partir de vos documents et montre les extraits, avec le titre de chacun. L’assistant est inclus à partir du plan Essentiel.

L’accréditation et la reddition de comptes

Une visite d’accréditation, un audit interne, une demande d’accès à l’information : les trois situations diffèrent, la demande est la même. On vous demandera généralement le document, la date à laquelle il s’appliquait, et la trace de la décision qui l’a adopté.

La troisième partie est celle qui manque le plus souvent. Le document existe, sa date figure en page couverture, mais rien ne relie cette date à une décision. C’est ce lien qu’on vous demandera de faire, et de faire vite. Ce qu’on regarde dans cette tenue est décrit dans la page Maîtrise des documents.

La loi ou le référentiel que vous suivez, la Loi 25, la Loi sur l’accès à l’information ou le cadre de votre accréditation, se déclare dans NOTIMA à partir du plan Essentiel. Ses articles sont identifiés, et chaque section d’une politique peut être rattachée à l’article auquel elle répond. La visite d’accréditation trouve la correspondance déjà écrite.

Ce qui se passe pendant une révision

Une politique qui part en révision reste consultable. La version publiée continue d’être servie, avec son numéro et sa date, tant que la suivante n’a pas été approuvée et publiée à son tour.

Le passage d’une version à l’autre suit un circuit de validation. Avec le plan Professionnel, il peut compter plusieurs étapes, chacune liée à un rôle, et chaque étape laisse sa trace : qui a soumis, qui a approuvé, à quelle date. La décision garde ainsi dans l’outil la forme qu’elle a dans l’organisation.

Une politique engage l’organisation ; la faire relire avant l’adoption est courant. À partir du plan Essentiel, invitez un auditeur ou un conseiller externe par lien sécurisé, réservé à son espace NOTIMA ou ouvert sans compte. Il lit, propose un texte corrigé et donne son avis. Vous acceptez ou rejetez chaque modification ; rien n’entre dans la politique sans vous.

Personne ne se retrouve donc devant un vide pendant une révision, et personne n’applique un texte que le conseil n’a pas approuvé.

La preuve, pour un dossier

Chaque publication produit un PDF daté, qui porte son numéro de version ; son empreinte est enregistrée dans NOTIMA. C’est ce PDF qu’on verse au dossier.

En tête de première page, un code QR mène à une page de vérification publique. Un vérificateur externe peut le scanner depuis le document qu’il a reçu et voir la publication enregistrée : l’organisation qui a publié, la date, le numéro de version. Il n’a pas besoin de compte, et il n’a pas à vous croire sur parole.

La même page de vérification accepte un PDF déposé par n’importe qui. Le calcul de l’empreinte se fait dans le navigateur, le fichier n’est pas transmis, et la réponse dit si ce fichier correspond à une publication enregistrée.

La Loi 25

Le registre des traitements, les incidents de confidentialité et les actions correctives qui en découlent sont tenus au même endroit que vos règlements et vos politiques. Il n’y a pas de fichier séparé à maintenir en parallèle, ni de recoupement à faire à la main entre deux outils. Ce que NOTIMA tient sur ce terrain est présenté sur la page Loi 25 avec NOTIMA.

Pour commencer

Les inscriptions ne sont pas encore ouvertes. Les plans sont présentés sur la page des tarifs, et le formulaire d’évaluation des besoins tient en quatre questions.

Une politique qui existe déjà en Word sert de point de départ : son contenu arrive dans l’éditeur, où vous le reprenez avant de le soumettre.