Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 6 septembre 2026
Vivialis Services Inc. (« NOTIMA », « nous », « notre ») s'engage à protéger vos renseignements personnels. La présente politique explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos données, conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25) et aux autres lois applicables au Québec et au Canada.
1. Responsable de la protection des renseignements personnels (RPP)
Vivialis Services Inc. a désigné un Responsable de la protection des renseignements personnels (RPP) chargé de veiller à la conformité de nos pratiques avec la Loi 25. Vous pouvez le joindre à tout moment :
2. Renseignements collectés
Nous collectons uniquement les renseignements nécessaires aux finalités énoncées ci-après. Voici les catégories de données traitées :
Données d'identification et de compte
- Nom complet, adresse courriel, mot de passe (haché avec bcrypt)
- Nom de l'organisation, secteur d'activité
- Rôle et permissions au sein de votre tenant
Données d'utilisation et journaux
- Journaux d'activité (création, modification, approbation de documents)
- Horodatages, adresse IP complète et navigateur (famille et système, sans version) à chaque action inscrite au journal d'audit, connexion comprise [durée de conservation de l'adresse IP à déterminer]
- Données de session (jeton JWT, données d'authentification à deux facteurs)
Documents et pièces jointes
- Contenu des documents téléversés (notices, politiques, procédures)
- Pièces jointes et images associées
- Métadonnées des fichiers (nom, type MIME, date de création)
Données de facturation
- Coordonnées de facturation (traitées par notre prestataire de paiement sécurisé)
- Historique des abonnements et des renouvellements
Visiteurs du site public
- Adresse IP, page consultée, date et heure, agent utilisateur du navigateur
- Collectés automatiquement par le serveur web à chaque visite, dans ses journaux d'accès
- Finalités : sécurité du service, détection et prévention des abus, diagnostic technique
- Aucune analyse d'audience, aucun profilage, aucun recoupement avec un compte
- Conservation : 14 jours, par rotation automatique des journaux
Relecteurs invités par lien (tiers sans compte)
- Adresse courriel, saisie par l'organisation cliente qui invite ; conservée avec l'invitation, recopiée sur chaque proposition envoyée, et transmise par courriel à l'invitant et à l'auteur du document
- Avis rendu sur le document ou le projet (favorable, défavorable ou commentaire) et commentaire libre
- Texte corrigé proposé, bloc par bloc, et note à l'auteur ; ce que l'organisation accepte devient une version de son document
- Images téléversées avec une proposition, sous un nom régénéré (le nom d'origine du fichier n'est pas conservé)
- Adresse IP complète et navigateur (famille et système, sans version) à chaque action : ouverture du lien, téléchargement d'une pièce jointe, proposition, image, avis, clôture
- Conservation : voir l'article 5 [durée à déterminer]
Comptes consultants et annuaire
- Nom d'affichage, adresse courriel (vérifiée), mot de passe (haché avec bcrypt), secret d'authentification à deux facteurs (chiffré), date d'acceptation des conditions
- Liens de relecture rattachés au compte : organisation cliente, document ou projet, dates et état — jamais le contenu des documents hors de la relecture elle-même
- Fiche d'annuaire, si le consultant l'active : entreprise ou cabinet, domaines d'intervention, territoires desservis, description courte, courriel de contact choisi, téléphone et site web facultatifs
- Publication À LA DEMANDE DU CONSULTANT, par l'interrupteur « Visible dans l'annuaire », après validation par NOTIMA : la fiche est alors visible publiquement sur notima.ca (page indexable) et dans l'espace des organisations clientes ; jamais la liste de ses clients
- Retrait : à tout moment par le consultant depuis son compte (effet immédiat), ou par NOTIMA avec un motif communiqué par courriel
- Adresse IP complète et navigateur (famille et système, sans version) à chaque action inscrite au journal d'audit
- Conservation : compte non vérifié purgé après sept jours ; compte actif conservé tant qu'il existe ; fiche retirée conservée en brouillon, non publiée [durées restantes à déterminer]
Demandes de contact et d'essai (prospects)
- Nom, adresse courriel, téléphone (facultatif), nom de l'organisation
- Secteur d'activité, taille de l'organisation, besoins exprimés et degré d'urgence
- Contenu du message transmis via le formulaire de contact
3. Finalités du traitement
Vos renseignements personnels sont utilisés aux fins suivantes :
Fourniture du service : Gestion de votre compte, hébergement de vos documents, workflows de validation et journaux d'audit.
Authentification et sécurité : Vérification d'identité, authentification à deux facteurs, détection d'activités anormales.
Conformité légale : Respect de vos obligations sous la Loi 25 et autres règlements applicables, pistes d'audit réglementaires.
Support client : Répondre à vos demandes d'assistance et diagnostiquer les problèmes techniques.
Amélioration du service : Analyse agrégée et anonymisée des usages pour améliorer nos fonctionnalités et performances.
Communications : Envoi de bulletins d'information, mises à jour et offres, uniquement avec votre consentement explicite.
4. Fondements juridiques du traitement
Selon le contexte, nous traitons vos renseignements sur les bases légales suivantes :
- Contrat : exécution du contrat de service SaaS souscrit.
- Consentement : pour les communications marketing et les témoins non essentiels.
- Intérêt légitime : sécurité informatique, prévention de la fraude, amélioration du service.
- Obligation légale : conservation de journaux requis par la réglementation fiscale et sectorielle.
5. Conservation des données
Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire aux finalités décrites, ou conformément aux délais légaux applicables. Les journaux d'audit font exception à la règle des 90 jours : ils suivent la durée de vie de l'espace, non celle de l'abonnement.
| Type de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Données de compte et documents | Durée de l'abonnement, puis suppression 90 jours après résiliation |
| Journaux d'audit | Toute la durée de vie de l'espace, y compris après résiliation. Le journal est immuable : aucune entrée n'en est modifiée ni supprimée tant que l'espace existe. Il disparaît avec l'espace [le mécanisme de suppression d'un espace porteur de journaux reste à définir : il n'en existe pas aujourd'hui] |
| Relecteurs invités par lien (courriel, avis, propositions, images, adresse IP) | Invitation, avis et propositions : avec le document relu, dans l'espace de l'organisation qui a invité. Images : la ligne et le fichier restent après la suppression du document. Aucune durée propre n'est définie [durée à déterminer]. Les entrées de journal les concernant suivent la ligne « Journaux d'audit » |
| Données de facturation | 7 ans (obligations fiscales), conservées par notre prestataire de paiement et notre système de facturation |
| Demandes de contact et d'essai (prospects) | Durée du traitement de la demande, puis conservation dans notre outil de gestion de la relation client (CRM) jusqu'à retrait du consentement ou demande de suppression |
| Sauvegardes | Copies quotidiennes conservées 14 jours ; copie mensuelle conservée 12 mois. Une donnée supprimée de la plateforme disparaît des sauvegardes à l'issue de ces délais |
| Journaux d'accès du serveur web (visiteurs du site public) | 14 jours, par rotation automatique des journaux |
| Témoins de session | Durée de la session |
6. Communication à des tiers
Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous les communiquons uniquement dans les cas suivants.
- Sous-traitants : nous faisons appel aux fournisseurs listés ci-dessous, chacun pour la seule finalité indiquée.
- Obligations légales : sur ordonnance d'un tribunal ou demande d'une autorité compétente.
- Cession d'entreprise : en cas de fusion, acquisition ou vente d'actifs, avec notification préalable.
| Sous-traitant | Rôle | Localisation des données | Données communiquées |
|---|---|---|---|
| OVH | Hébergement de la plateforme, de la base de données, des fichiers déposés et des journaux d'accès du serveur web | Beauharnois, Québec (Canada) | Ensemble des données de la plateforme, ainsi que les journaux d'accès du serveur web (adresse IP, page consultée, date et heure, agent utilisateur), hébergés avec le serveur à Beauharnois |
| Backblaze | Stockage des sauvegardes | Toronto, Ontario (Canada) — société établie aux États-Unis | Copies de sauvegarde chiffrées de la base de données et des fichiers |
| WHC (Web Hosting Canada) | Acheminement des courriels transactionnels | Canada | Adresse courriel du destinataire, contenu des courriels envoyés par la plateforme |
| Stripe | Traitement des paiements et gestion des abonnements | États-Unis | Courriel du contact, renseignements sur l'organisation et l'abonnement. Aucune donnée de carte de paiement n'est traitée ni conservée par Vivialis |
| Anthropic, PBC | Moteur d'intelligence artificielle externe. Utilisé uniquement si votre organisation l'a activé dans ses paramètres ; le traitement a lieu aux États-Unis | États-Unis | Selon la fonction utilisée : extraits de documents (jusqu'à six extraits de 1 500 caractères, avec le titre du document), premiers 3 000 caractères d'un document, titres de sections, ou références réglementaires saisies. Le contenu transmis est celui des documents de votre organisation ; il peut contenir des renseignements personnels si vos documents en contiennent |
| Odoo (instance Vivialis) | Gestion interne de la relation client (CRM) et facturation | Hébergé par Vivialis au Canada | Coordonnées des prospects et des clients, renseignements sur l'organisation et l'abonnement |
Aucun outil d'analyse d'audience tiers n'est installé sur le site, et aucun témoin n'y est déposé à des fins de mesure. La Search Console de Google nous fournit des statistiques sur les requêtes de recherche qui mènent au site, sans script ni témoin déposé sur celui-ci.
7. Transferts hors Québec
L'hébergement de la plateforme, la base de données et les fichiers que vous y déposez sont situés au Québec. Vos documents et les renseignements de votre compte n'en sortent pas.
Les sauvegardes sont conservées au Canada (Toronto, Ontario), chiffrées, auprès d'un fournisseur établi aux États-Unis. Les données de sauvegarde ne quittent pas le Canada.
Deux traitements impliquent une communication hors du Canada :
- Traitement des paiements : effectué par Stripe aux États-Unis. Sont transmis le courriel du contact ainsi que les renseignements relatifs à l'organisation et à l'abonnement. Les données de carte de paiement sont saisies directement chez Stripe et ne transitent jamais par Vivialis.
- Moteur d'intelligence artificielle externe : par défaut, aucun traitement d'intelligence artificielle ne quitte notre infrastructure : les fonctions concernées s'exécutent sur un moteur hébergé par Vivialis au Canada, et aucune donnée n'est transmise à un tiers. Sur activation explicite par votre organisation, dans ses paramètres, certaines fonctions peuvent recourir à Anthropic, PBC (États-Unis). Est alors transmis, selon la fonction : des extraits de vos documents avec le titre du document dont ils proviennent, les premiers caractères d'un document, les titres de ses sections, ou les références réglementaires que vous avez saisies. Ce contenu est celui de vos documents : il peut comporter des renseignements personnels si vos documents en comportent. Les données de compte des utilisateurs et les journaux d'audit ne sont pas transmis. Chaque écran concerné indique ce qui sera transmis avant le traitement, et l'activation peut être retirée à tout moment.
8. Sécurité
NOTIMA met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles adaptées au niveau de risque des traitements effectués :
- Chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS). Les données sont hébergées au Québec dans un environnement isolé par organisation.
- Authentification à deux facteurs (TOTP) obligatoire pour tous les comptes, exigée à la première connexion
- Contrôle des accès basé sur les rôles (RBAC) et journaux d'audit immuables : journal en ajout seul, protégé par un contrôle en base de données interdisant toute modification ou suppression
- Journalisation des accès : chaque authentification (réussie ou échouée) et chaque action sensible est consignée avec son horodatage et l'adresse IP d'origine
- Sauvegardes quotidiennes chiffrées de la base de données et des fichiers, conservées au Canada avec rotation (14 jours pour les copies quotidiennes, 12 mois pour la copie mensuelle) ; chiffrement au repos des sauvegardes
- Revue de sécurité périodique
- Procédure de gestion des incidents de confidentialité : évaluation du risque de préjudice sérieux et, le cas échéant, déclaration à la Commission d'accès à l'information et avis aux personnes concernées avec diligence. Objectif interne de Vivialis : 72 heures après la découverte.
9. Vos droits
Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants sur vos renseignements personnels :
Accès
Obtenir copie des renseignements que nous détenons sur vous.
Rectification
Faire corriger les renseignements inexacts ou incomplets.
Suppression
Demander l'effacement de vos données, sous réserve des obligations légales.
Portabilité
Recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé.
Retrait du consentement
Révoquer à tout moment votre consentement à des fins marketing.
Opposition
Vous opposer à certains traitements fondés sur l'intérêt légitime.
Pour exercer vos droits, écrivez à rpp@vivialis.ca. Nous répondrons dans un délai de 30 jours. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).
10. Témoins (cookies)
Nous utilisons des témoins (cookies) pour assurer le fonctionnement de la plateforme et améliorer votre expérience. Consultez notre politique des cookies pour le détail des témoins utilisés et les options de gestion de vos préférences.
11. Modifications de la politique
Nous pouvons mettre à jour la présente politique pour refléter des changements légaux ou opérationnels. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par courriel ou via une notification dans l'application, au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur des changements. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.
12. Nous contacter
Pour toute question relative à cette politique de confidentialité :
Vivialis Services Inc. — Responsable de la protection des renseignements personnels
Québec, QC, Canada
Vous pouvez également consulter la page Vos renseignements personnels.